مدیریت

چالشی به نام فراموشی سازمانی در عصر کسب‌ و‌ کار

دانش، اغلب به عنوان سرمایه فکری یک شرکت نام گذاری می شود و بسیار حیاتی و مهم است.فراتر از نام تجاری  و دارایی های فیزیکی ، یک شرکت دانش را از سال ها تجربیات خود درمواردی مانند تولید، مهندسی و فروش به دست می آورد. این تجربه انباشته شده  به همراه اطلاعات جمع آوری شده از منابع خارجی، منابع حیاتی یک شرکت را شکل می دهند. منشأ دانش شخص انسان است و به وسیله کامپیوتر تولید می شود .در حقیقت آنچه افراد می دانند و به وسیله آن کارهای خود را انجام می دهند، تنها مزیت پایدار سازمان است. فراموشی سازمانی برعکس یادگیری سازمانی که به ذخیره دانش سازمانی می افزاید، موجب کاهش و از دست دادن دانش سازمانی می شود.

فراموشی در سطح سازمانی به فراموشی در سطح فردی نیازمند است. با این حالعکس این قضیه ممکن است صادق نباشد. فرض کنید کارمندی متوجه شود که روش کاری خاصی را که استفاده می کند، با سیاست های سازمان متعارض است و تصمیم می گیرد که آن روش را کنار بگذارد. این اصلاح اشتباهات شامل جنبه باطنی رویه ها می شود و نشان دهنده فراموشی فردی است نه فراموشی سازمانی؛ چرا که جنبه ی ظاهری رویه ها دست نخورده باقی مانده است.
فراموشی در سطح فردی به موقعیتی اشاره دارد که فرد متوجه می شود که آیتم های ویژه دانش او دارای اعتبار و مفید نیست. در سازمان، فراموشی فردی شامل توقف عمل به برخی از رویه ها توسط اعضای سازمانی است. اغلب این اتفاق زمانی رخ می دهد که اعضای جدید با مجموعه جدیدی از مهارت ها، دانش و دیدگاه های جهانی به سازمان می پیوندند. برای مثال، شرکتی تعدادی حسابدار از شرکتی دیگر استخدام می کند. در شرکت از سیستم های حسابداری کاملا متفاوتی استفاده می شود. هنگامی که حسابدار به شرکت جدید می پیوندد، ممکن است مجبور به کنار گذاشتن برخی از روش های حسابداری کارفرمای قبلی خود شود. این فراموشی فردی است نه سازمانی. تنها زمانی که سازمان سیستم حسابداری اش را تغییر دهد، فراموشی سازمانی اتفاق افتاده است.

فراموشی در هر دو حالت مثبت و منفی در سازمان ها رخ می دهد. بدیهی است که سودمندی فراموشی سازمانی در گسترش دانش سازمانی و پیشرفت مدیریت دانش، به نوع مثبت آن، یا فراموشی هدفمند مربوط است؛ زیرا فراموشی خود به خودی، یکی از معضلات سازمانی است که طی آن، دانش سازمانی کاهش می یابد. برعکس، بر اثر فراموشی هدفمند، فضای کافی برای یادگیری دانش جدید فراهم می شود و به رشد دانش سازمانی می انجامد. فراموشی میتواند با یادگیری مجدد مرتبط باشد. فراموشی سازمانی برای سازمانهای تازه تاسیس معنا ندارد زیرا همه یروشهایشان  جدید است فراموشی هم در سطح فردی و هم سازمانی  وجود دارد.

فرآیند فراموشی سازمانی:
تا اندازه ای می توان گفت فراموشی و یادگیری دو نوع تغییر سازمانی هستند که شامل تحول سازمانی در دو نقطه زمانی است. در مورد فراموشی، سازمان در یک نقطه زمانی دارای رویه های مشخصی است، سپس طولی نمی کشد که در نقطه بعدی زمان آن را کنار می گذارد.
تغییر تدریجی
فراموشی در اینجا فرآیندی مستمر و تدریجی است که تقریباً همزمان با یادگیری اتفاق می افتد. زمانی که رویه های جدید جایگزین رویه های قدیمی می شوند، رویه های قدیمی به طور تدریجی از حافظه سازمانی حذف می شوند.
تغییر یکباره
تغییر یکباره، تغییر نادر، منقطع و عمدی است. این نوع تغییرات در یک دوره زمانی خاص که فشارهایی برای تغییر توسط وقایعی مانند تغییرات فناوری یا وقایع داخلی مانند تغییر مدیریت ارشد، به سرعت ایجاد می شود، اتفاق می افتند. تغییر یکباره در مقایسه با تغییر تدریجی، دارای  حوزه وسع تری است، ماهیتش استراتژیک تر ( راهبردی تر ) است، همچنین عمدی تر و رسمی تر است.

سازمان تنها به دنبال یادگیری دانش جدید نیستند بلکه فراموش کردن دانش قدیم نیز می تواند مد نظر سازمان باشد. به عبارت دیگر اگر یادگیری منافعی را برای هر سازمان به ارمغان می آورد، یادگیری زدایی (فراموشی  هدفمند) به سازمان کمک می کند تا بهتر یاد بگیرد.
آزمی ، فراموشی را به دو شکلِ برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده تقسیم می کند. در نگاه او فراموشی برنامه ریزی شده یک عمل فعال و آگاهانه است که در آن اطلاعات و دانش موجود در سازمان کنار گذاشته می شوند. از طرف دیگر ، فراموشی برنامه ریزی نشده عملی انفعالی و اغلب غیر ارادی است که اطلاعات و دانش حیاتی سازمان فراموش می شود. او از طرف دیگر به پیامدهای فراموشی توجه کرده و این پیامدهای را در قالب مثبت و یا منفی طبقه بندی کرده است . آزمی با ترکیب دو عامل (روش فراموشی و پیامدهای فراموشی )، فراموشی سازمانی را در چهار حالت توصیف کرده است. در ادامه این چهار توصیف از فراموشی سازمانی مورد بررسی قرار گرفته است:
غفلت: در این حالت سازمان به صورت برنامه ریزی نشده، داده ها، اطلاعات، دانش، مهارت و روش های خود را به سبب غفلت از دست می دهد و این از دست دادن، منجر به پیامدهای ناخواسته و منفی برای سازمان می گردد. بسیاری از سازمان ها بواسطه کمبود مراقبت، غفلت و کوتاه اندیشی مدیران به این حالت گرفتار شده و اطلاعات حیاتی سازمان خود را از دست می دهند.
خرابکاری: این حالت از فراموشی، زمانی اتفاق می افتد که سازمان به شکل برنامه ریزی شده بخشی از داده ها و دانش خود را فراموش می کند، ولی این فراموشی منجر به اثرات منفی بر روی عملکرد سازمان می گردد. از دست دادن این داده ها، اطلاعات و دانش، سازمان را در محیط رقابت ناتوان می کند. آسیب به جایگاه رقابتی می تواند ناشی از برنامه ریزی های برون سازمانی نیز صورت پذیرد؛ عملیاتی شبیه هک کردن اطلاعات و خرابکاری های اطلاعاتی نمونه هایی از این حالت است.
اضمحلال: این حالت از فراموشی در سازمان، ناشی از اقدامات برنامه ریزی نشده ای است که
پیامدهای مثبتی را برای سازمان به ارمغان می آورد. همچنان که سازمان ها تکامل یافته و رشد می کنند، تمایل دارند اطلاعات و مهارت های گذشته را که چندان نیازی به آنها نیست، فراموش کنند. فراموشی مهارت ها و دانش های منسوخ شده، نتیجه طبیعی گذر زمان می باشد که نتایج مثبتی را هم به همراه دارد.
یادگیری زدایی: این حالت بیانگر تلاش سازمان در فراموشی یک تج ربه تلخ و ناموفق است. در این حالت ، سازمان با یک تلاش برنامه ریزی شده و آگاهانه، به بازنگری جهت گیری های استراتژیک خود می پردازد و بخشی از دانش خود را برای اثربخشی بیشتر سازمان فراموش می کند.
فراموشی در این حالت، نتیجه یک راهبرد آگاهانه است تا به دقت، اطلاعاتی که سبب ایجاد نتایج غیر مفید می شوند از بین برده شوند.

 

dr sara javanbakht

PhD in Government Management* *University professor* Employed in the Ministry of Health - University of Medical Sciences

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا